Reunión de Retrospectiva: Estructura (2 de 5)
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En el artículo anterior identificamos los problemas frecuentes en torno a las reuniones de retrospectiva y definimos los requerimientos mínimos para las nuestras. En este capítulo abordaremos la estructura que tendrán nuestras reuniones.
Hemos tomado como base el libro Fun Restrospectives, con el fin de definir la estructura para nuestras reuniones de retrospectiva, pero en el detalle la ajustaremos considerando las exigencias indicadas en el artículo anterior. La estructura definida es:
- Establecer el Contexto.
- Establecer Directriz Principal.
- Actividad Energizante. (Opcional)
- Check-in. (Opcional)
- Actividad Principal.
- Filtrado.
- Check-out. (Opcional)
- Siguientes Pasos.
1. Establecer el Contexto
Con la finalidad de asegurar que la reunión sea efectiva, independiente de la reunión que participemos, es necesario indicar a los participantes el contexto de la reunión donde debe quedar claro cuál será el foco. El contexto se logra con un enunciado similar al siguiente:
Ej: “Esta retrospectiva corresponde a la que realizamos al término de cada sprint. Estamos en el sprint 5 de 6”.
Se recomienda que el contexto se indique en la cita a la reunión y que se mencione nuevamente en ella.
2. Establecer Directriz Principal
Para que una reunión sea efectiva, es necesario contar con un escenario ideal para la colaboración del equipo, donde los participantes puedan hablar con toda libertad, pero siempre guardando el respeto por el otro y por ningún motivo dar espacio a la búsqueda de culpables, para esto los participantes se deben adherir a una directriz principal, donde nosotros hemos definido la siguiente:
Todos sabemos que realizamos lo mejor que estaba a nuestro alcance, pero nuestro afán de superarnos a nosotros mismos y ser un equipo cada vez más eficiente nos lleva a cuestionarnos que podemos mejorar. Aquí no queremos buscar culpables de nada, solo queremos identificar los problemas e identificar acciones a favor de una mejora continua.
La siguiente directriz es tomada del libro “Project Retrospectives: A Handbook for Team Review” del autor Norm Kerth.
“Independientemente de lo que descubrimos, entendemos y realmente creemos, todos hicieron lo mejor que se podía, dado lo que se conocía en ese momento, sus habilidades y capacidades, los recursos disponibles, y la situación en cuestión.”
3. Actividad Energizante (Opcional)
Actividad opcional para que el equipo entre en calor y así promover la interacción y confianza del grupo. Es recomendada para equipos nuevos y así romper el hielo.
4. Check-in (Opcional)
Las actividades de check-in permiten averiguar cómo se sienten el equipo de cara a la reunión de retrospectiva. Se considera actividades para quitar prejuicios que puedan existir y dificulten la participación colaborativa de uno o más participantes. En un artículo posterior se detallarán las actividades check-in escogidas.
Si apreciamos que el ánimo es bueno, no es necesario realizar ésta actividad por lo que la dejaremos como opcional.
5. Actividad Principal
Esta actividad sería el centro de la reunión que busca la mejora continua. Es aquí donde se reflexiona sobre las cosas buenas que realizamos y se identifican los puntos de mejora junto a las actividades concretas para ella.
Las actividades podrían ser del tipo Retrospectiva, Futurospectiva, Formando equipos y/o Mejora de moral, donde estas dos últimas no están consideradas en el libro de referencia.
6. Filtrado
Es una actividad que permite priorizar las ideas identificas, su efectividad depende de la actividad principal. Considerando que el tiempo es finito, no podemos pretender aplicar todas las ideas de mejoras que encontremos sin antes considerar nuestra capacidad. El filtrado podría ser parte de la actividad principal si se utiliza para priorizar la discusión en la búsqueda de ideas de mejora.
7. Check-out (Opcional)
Actividad para realizar justo antes que finalice la reunión. Permite recibir feedback inmediato ésta. La actividad es opcional si se percibió una gran participación del equipo.
8. Siguientes pasos
A esta altura ya hemos reflexionado sobre las cosas que hemos hecho bien, los puntos de mejora y hemos generado una serie de ideas. Según nuestra estructura de las reuniones en ésta sección debe hacerse seguimiento a nuestro plan de mejora.
En los siguientes artículos definiremos las actividades que utilizaremos en esta estructura de reunión.
Índice:
- Reunión de Retrospectiva como motor de la mejora continua
- Reunión de Retrospectiva: Estructura
- Reunión de Retrospectiva: Actividades Energizante y Check-in
- Reunión de Retrospectiva: Actividad principal
- Reunión de Retrospectiva: Actividades de Filtrado, Check-out y Siguientes Pasos