17 Tips para reuniones efectivas y productivas
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¿Les ha pasado que van o coordinan una reunión y quedan con la sensación que no fue productiva? o ¿que el tiempo invertido versus los logros obtenidos se resume en una pérdida de tiempo?. Hace un tiempo tuve un “SI” como respuestas a estas preguntas, por lo me decidí buscar información al respecto ya que además había leído hace poco un libro llamado Sprint: El método para resolver problemas y probar nuevas ideas en solo cinco días , donde de manera indirecta entregaba una seríe de tips para abordar las reuniones. Posteriormente leí otros artículos sobre el problema de las reuniones donde finalmente llegue a una serie de tips que quiero compartir para que su tiempo sea ocupado de mejor manera y puedan llegar a su casa confiados que tuvieron una excelente reunión.
Los tips a continuación los puede utilizar de apoco, en grupo o mejorarlos, hay que entender que las realidades de cada persona son distintas pero lo bueno es que si estás leyendo este articulo ya estas en una buena dirección.
1.- Crear Agenda de la reunión
En el caso de que la reunión sea larga y tenga muchos temas a discutir o informar se recomienda hacer una agenda de cada tema, donde se indique los tiempos asignados a cada item. Esta agenda debe ser enviada el día anterior a la reunión.
2.- Tener Objetivos claros
Cada reunión debe tener claro sus objetivos, ya que permitirá estar en la sintonía correcta en el transcurso de toda la reunión.
Es importante indicar además el objetivo del cada tema si existe más de uno, esto ayudará a no desviarse y perder el foco. Por ejemplo si el tema es “Falta de capacidad productiva”, ¿Que se espera de este tema? Por ejemplo ¿decidir si abrimos o no las postulaciones?.
En lo particular, prefiero tipificar el tema en “Informativo” o “Decisión” y así predispondrá al equipo a actuar según el tipo de tema a tratar.
3.- Solo discutir lo que se pueda resolver.
¿Qué sentido tiene discutir algo que no se puede resolver? Puede ocurrir que un tema no se pueda resolver por falta de alguien en la reunión o por falta de información. Para estos casos se sugiere dejar este tema para que sea abordado en otro momento. Podría dejar esta tarea como compromiso para que ustedes u otra persona coordine la resolución de este tema.
4.- Uso de un cronómetro.
Si la reunión tiene muchos temas y cuenta con una agenda, el uso de un cronometro es de mucho aporte ya que deja a los integrantes en un estado de urgencia a resolver los temas dentro del tiempo. Se sugiere tener dos cronómetros uno general que indique el tiempo para el próximo descanso o término de la reunión y otro que indique el tiempo restante del tema en curso. Dentro de los cronómetros, se sugiere los del tipo Time Timer que dan una vista visual del tiempo restante.
Otro punto a considerar es que de nada sirve tener oculto el cronómetro por lo que si no puede contar con un Time Timer físico, existen varias app que podría utilizar y tendría que dejar en todo momento mientras avanza la reunión.
5.- Minuta de acuerdos
En muchos casos, las reuniones generan acuerdos que en ocasiones no se dejan en un resumen o minuta de la reunión y luego eso genera desgaste posterior al no recordar lo que se habló. Dado esto, es de vital importancia generar un resumen de los acuerdos. Si eres el presentador esta tarea será compleja de llevar ya que es necesario hablar y escribir a la vez que al menos en mi caso, eso no lo puedo hacer y tengo que parar para tomar apuntes y por esto recomiendo que otra persona del equipo pueda anotar estos acuerdos
6.- Asignar Compromisos
Al igual que el punto anterior, suele pasar que los compromisos no quedan por escrito y después de la reunión se ve su efecto donde comienzan las discusiones que pueden ser fácilmente evitada, por lo que es 100% recomendable anotar los compromisos, responsables y fechas. Como sugerencia adicional vemos necesario gestionar estos compromisos con una de las distintas herramientas disponibles como lo es Meistertask, Trello o otras.
En caso de que el compromiso sea a largo plazo, se recomienda agregar punto de control intermedio. Es importante destacar que a algunas personas les cuentas adquirir compromisos por la posibilidad de no cumplirlo, donde es importante que puedas identificar los compromisos que tengas fechas muy irreales.
El ánimo no es asignar tareas por hacerlos, por lo que se recomienda ser empático y ayudar a los participantes a adquirir los compromisos realistas y que los participantes se comprometan de buena fe a cumplir.
7.- Tener Pausas
Si la reunión es más de una hora y media, es necesario contar con pausas. Es natural que las reuniones sean agotadoras, pero aún más si el tiempo de trabajo es muy alto. Además, si queremos que sus integrantes estén 100% focalizados y que puedan dar sus mejores aporte es de suma importancia contar con pausas de al menos 15 minutos para reponer sus energía.
8.- Comida Saludable
Si la reunión es larga se sugiere tener snack saludable y en caso de ir a almorzar, de preferencia elegir aquellas que no nos dejen con sueño. ¿No queremos volver de la reunión y todos quieran ir al baño o tengan mucho sueño?
9.- Uso de celular y notebook
Si necesitamos que todos estén enfocados en la reunión, hay que evitar los distractores como lo es el celular ó el notebook. Esto por ahora, ya que posiblemente en un futuro muy cercado existan otros distractores que deberemos incluir. Se puede mencionar como regla general que, si alguien necesita utilizar el celular, lo haga saliendo de la reunión o esperar al periodo de descanso.
10.- Decidor
En el caso de temas que requiera decidir, el equipo podrá sugerir sus ideas, pero la responsabilidad de decidir entre las alternativas a tomar, debe ser una o dos personas que tiene la sensibilidad en su rol. Por ejemplo, si el tema es dar bono a los trabajadores, eso necesariamente debe ser a cargo del gerente, pero hay oportunidades donde el tema de cómo crear una nueva campaña publicitaria, la decisión debe estar a cargo solo del gerente de marketing.
11.- Uso de pizarra
Tener una pizarra en la sala de reuniones es sumamente importarte y nunca esta demás, ya que, si queremos tomar apuntes rápidos o explicar algo, siempre es más fácil con una pizarra.
12.- Indicar reglas al inicio
Si son muchas las reglas o tips que va a aplicar en la reunión, dedique una sección para indicar cuales son las reglas del juego y lo que se espera de estas reglas. No se recomienda iniciar la reunión y dar las reglas mientras avanza la reunión.
13.- No bromas
Cuando los integrantes de la reunión tienen confianza, las bromas están a flor de piel y es difícil evitarlas, pero el mencionarlas como reglas al inicio de la reunión permitirá cortar las bromas más rápido. Tampoco hay que ser tan grave en esto, y si alguien lanza una broma no debemos provocar el caos y solo decir de buena manera “recuerden no a las bromas” y seguimos. En lo personal prefiero un buen clima laboral por sobre reglas exageras.
14.- Votaciones para priorizar temas
En el caso de existir muchos temas a incluir en la reunión, es claro que existan algunos con mayor prioridad que otros, por que es recomendable dar el espacio para cambiar la priorización y tiempos que se le ha asignado a cada uno. Aquí se podrían quitar temas o agregar nuevos.
Este punto de manera indirecta comprometerá a los integrantes a abordar todos los temas.
15.- Notas en post-it
En muchos casos, el presentador es interrumpido por dudas o sugerencias que ya que son mencionas en el transcurso de la misma reunión. Para no cortar la reunión se plantea que las dudas o sugerencia las escriban en un post-it y leerlas antes de terminar la resumen o el tema que se esté tratando.
16.- Evitar lluvia de ideas.
Si tiene poco tiempo y necesitas ideas rápidas, no pidas ideas usando el método “Lluvia de ideas”, al hacer a lograr que solo algunos opinarán y se ira ajustando una idea de manera grupal. Lo que se sugiere según nuevos estudios, es pedir que cada persona de manera individual anote alternativas y luego se presenten de manera grupal y entre todas puedan decidir y talvez en ese caso con la ayuda del decidor. Esto forma, fomenta la creatividad y las ganas de competir de cada persona. Puedes ver más información de esta técnica en el siguiente link.
17.- Conclusión
Como término de la reunión es de vital importancia las conclusiones que puede ser solo una lectura de los acuerdos y compromisos. Esto también ayudará a corregir algún problema con las fechas o responsables.
Referencias
https://www.nytimes.com/guides/business/how-to-run-an-effective-meeting
https://www.atlassian.com/blog/teamwork/how-to-run-effective-meetings
https://www.beenote.io/en/effective-meeting-google-amazon-apple/
https://www.lifehack.org/articles/work/15-secrets-running-meetings-like-the-worlds-top-innovative-companies.html
https://www.inc.com/teresa-torres/why-brainstorming-doesnt-work-and-what-to-do-instead.html